Abogados en Mazatlán, Sinaloa, México

¿Alguna vez te has visto en el escenario donde abres la bandeja de entrada de tu correo electrónico y la vuelves a cerrar? Así es, tienes tantos correos que no sabes ni por dónde empezar. Tienes tantos correos que mejor cierras los ojos y dices: “mh... mejor los reviso mañana”. La verdad es que mañana tendrás más, así que eso no te salvará de hacer el trabajo.

Entonces, ¿te has visto en alguna situación similar? Si sí o no, aquí te van algunos tips que te ayudarán a mejorar tus hábitos para revisar el correo electrónico y responderlo mejor.

1. Crea carpetas. ¡Así es! Así de simple. Si aún no has creado carpetas para dividir el remitente, contenido o dominio, empieza a hacerlo. Por ejemplo, si te envían correos varias personas de una misma compañía, podrías crear una carpeta con el nombre de la empresa y ahí meter todos los correos.

2. Crea reglas. Ok, ya tienes las carpetas, pero ahora sigue el aburrido y repetitivo acto de mover cada correo a su carpeta correspondiente. Lo mejor para esto es crear una regla (si usas Microsoft Outlook) para que cada que te llegue un correo de dicha persona, sea enviado automáticamente a su carpeta correspondiente. De la misma manera, al crear la regla y ejecutarla te moverá todos los correos de la bandeja de entrada a su carpeta.

3. Ve al grano. ¿Alguna vez has recibido o has escrito un correo similar al siguiente?

Muy estimado José,
Espero te encuentres muy bien de salud tú y toda tu familia. Espero hayas tenido un muy buen fin de semana y que regreses con todos los ánimos para empezar esta nueva.
Por otro lado, ¿te llegó el correo que te envié el viernes?
De la misma manera, espero tengas un excelente día y sea de buen provecho.
Saludos cordiales y un abrazo,
David.

a.    Bajo la premisa de “lo simple es bueno”, el correo debería ser como sigue:

Hola José,
Buen día, ¿te llegó el correo que te envié el viernes?
Saludos,
David.

b.    Si te fijas, simplificas mucho y dices lo mismo. Al fin de cuenta no estás siendo grosero y tu lector estará contento de que hayas ido al grano pues le ahorrarás segundos de lectura innecesaria.

4.    Escribe un buen asunto. No hay nada peor que leer el asunto de un correo en la bandeja de entrada, abrirlo y ver que es otra cosa. El no utilizar un asunto correcto, puede llevar a que el destinatario lo clasifique como poco importante y lo delegue para otro día u otra hora. Así que intenta ponerle más atención a lo que escribes de asunto recordando que la idea del mismo es sintetizar el contenido del mensaje, para que de un vistazo sepan de que trata.

5.    Lee cuidadosamente tu mensaje antes de enviarlo. Recordemos que no hay botón “Deshacer” a la hora de enviar un correo. Una vez que presionas “Enviar” se ha ido de tu alcance. Lee muy bien tu mensaje antes de que lo envíes, de esa manera te das cuenta de errores ortográficos o gramaticales y del tono de tu correo. No querrás enviar un correo de enojo y luego arrepentirte.

6.    Piensa como en Twitter. En algún blog leí esto y me pareció sumamente interesante. Escribe correos cortos y directos, para lo cual probablemente puedas utilizar la técnica de Twitter. Por si aún no estás enterado, en esta red social solo se te permite escribir 140 caracteres por mensaje. Intenta aplicar lo mismo en tus correos y verás cómo dices lo mismo con menos. Claro, este tip aplica si estás escribiendo un correo de los de a diario.

7.    Usa un checklist. Berto Pena, un gurú de la productividad, nos dice que utilices siempre el siguiente checklist al redactar un correo: revísalo aquí.

 

 

Verás cómo eres directo y le facilitas la vida a todos y sobre todo a ti.

 

 

Por: David Cristóbal Álvarez Arce, Asociado en Bufete Álvarez y Asociados, S.C.

 

Estilos Magazine, Junio de 2011, pág. 29. Disponible aquí.

 

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